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メールの断捨離。受信トレイ「ゼロ」に挑戦

danshari

今の時代、たいていの人は、会社用(仕事用)と個人用のふたつのメールアドレスを駆使しています。そして、メールマガジンやらお得情報やらを購読し、ソーシャルメディアの更新やお知らせまでメールで届くように設定しているものです。

が、気づくと、受信トレイがとんでもないことになっていないでしょうか?

僕はお得情報にめっぽう弱くて、無料のレポートです、無料診断です、サンプルがダウンロードできます、ビデオが見れます、と言われると、すぐにアドレスをさし上げてしまいます。もうそれは反射的、と言っても良いほど。

気づくと、誰だっけ、これ?という人からのメールニュースが日々、次から次へと入ってくるようになります。特別、優先事項ではないので、後で読もうと印だけつけて取っておきます。でも、後で、はいつまでたってもやって来ません。

いつの間にやらマーク付きの未読メールが10も20も溜まってしまって、結局、全部を読むのは不可能だから思い余って、えい!っとアーカイブ…。

でも、アーカイブというのは、その瞬間「見えなくする」だけのことだから、明日になればまた新しいメールが届いて、同じように受信トレイがあふれかえっていく。そのサイクルの繰り返しです。

だから、これは「元から断たなきゃダメ」なんですね。

ということで、メールの断捨離作戦開始です!

1.「断」:徹底的な登録解除

断捨離の「断」とは、まさに断つ、ということ。入って来たのを何とか整理しようではなくて、入ってくる、その手前で防ぐこと。そのためには、メールニュースや、お知らせの類は、すべて「解除」。徹底的に解除してしまうのがベストです。

いつか役に立つかも…はダメ。いつか、というのが「今すぐ」でない限りは、絶対に戻って読み返している暇など出てきません。時間もなく、優先事項ですらないから、今、断捨離をしようという対象に入っているのだから、白か黒、はっきりさせないと。

本当に必要な物は、またきっと出会うチャンスが巡ってきます。だいたい欲しいものは、ドラえもんのポケットのようなグーグルさんで検索すれば必ず出てくるではありませんか。見逃して惜しいメールニュースなど、そうそうないから心配いりません。

2.「捨」:読んだらすぐにアーカイブ

断捨離の「捨」は捨てる。ですが、幸いメールの場合、今のGメールの容量であれば、捨てる必要というのはほぼ発生しません。見えない状態にアーカイブしてしまえばいい。そうすれば、後から検索で何でも探すことができます。

まさか今の時代にメールをフォルダ分けしている人はいないと思いますが、無駄なのでやめましょう。もしどうしても分けたい場合、Gメールだったら自動振り分け機能を使って「自動でタグづけ」しておけばいいし、メールを振り返ってみるなんて行為、しないで済むような仕事の仕方を考えたほうが無難です。

何度も同じメールを開けたり閉じたりして読むのは、効率から言っても無駄なことこの上ないですよね。

3.手間の「離」:自動振り分け機能を駆使する

どうしてもこれは購読し続けないと、というものは、自動振り分け機能を使って、「受信トレイをスキップ」しつつ「ラベルをつける」ことで解決。

もっと何かしたいなら「重要マークを付ける」とか「スターをつける」とか設定しておけばいい。後で、そのラベルをクリックすれば、一覧になって読めて便利です。

受信トレイをスキップ、という機能は、本当に画期的だなあと思います。自分では何もしてないのに、勝手にフォルダのような場所に整理され、ちゃんと未読状態のまま、おとなしく待っていてくれる。

ここにとりあえずは入れておいて、それもしばらく読まないようなら、本当に必要ないものなんだから、1に戻って解除するなり、ブロックしてしまえば良いと思います。

4.究極の「離」:メールを出さない

究極の「離」とは、メールを出さない、使わないということかと思います。今やLINEやFacebook、スマホ・携帯電話のテキスト機能(SMS)で、1−2行のサクサクしたチャットが快適に行えます。Gメールも、チャット機能が充実しているので、ちょっとした用ならば、そちらの方が早くて便利です。

手紙よりはメールの方がカジュアルで楽、という時代もあったはずですが、今やチャットに比べて、たくさんの言葉を並べないといけなくて、出すのが億劫に感じてしまうような雰囲気すら感じるEメール。コミュニケーションのスピード化や断片化が進んで、メールがフォーマルな手段になってきてしまってますよね。その分、面倒くさいんですよ。

だから、親しい間柄ならば、メールじゃなくてチャットで十分。互いにそう心得て、ルールとして決めちゃえばいいと思います。

昨日、今日で、かなりこの作業をしたので、デスクトップが本当にすっきり。先週のハードディスクの断捨離と合わせて、Macbook Proの中身が刷新され、涼風が吹き抜けていくように快適で高速です! よし、仕事、仕事!

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コメント

  1. より:

    もうすぐハワイですね!
    ハワイの台風で、精神的に助けられ…娘も無事に帰国しました^ – ^
    あれから何度となくブログ拝見しております!
    仕事が忙しく、夜9時に帰宅。ハジメさんと同期かもしれない主人が、夕食の準備をしてくれています。温和で子ども思いで、素敵な旦那さんです。
    私もiPhone派です。自宅に居る時間が少ないので、パソコンはほとんど使わないです。
    またハワイのブログも楽しみにしています^ – ^